2026 wird zum Schlüsseljahr:
Neue Regeln für die Ausstellung von E-Rechnungen

Nach der Empfangspflicht ist vor der Ausstellungspflicht - die schrittweise Verpflichtung zur Digitalisierung des Rechnungsverkehrs bietet Chancen, birgt aber auch Risiken.

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine der bedeutendsten Reformen im Rechnungswesen der letzten Jahrzehnte: Die verpflichtende E-Rechnung für B2B-Umsätze im Inland. Was auf den ersten Blick nur wie eine technische Änderung wirkt, erweist sich bei genauerem Hinsehen als umfassender Einschnitt in Abläufe, Systeme und steuerliche Pflichten – mit vielen praktischen Folgen für Kanzleien und deren Mandanten.

Mit dem Wachstumschancengesetz, konkretisiert in mehreren BMF-Schreiben, wird deutlich, dass die Bundesregierung zwei konkrete Ziele verfolgt: Zum einen fördert sie die Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Unternehmensalltag, weil E-Rechnungen erstmals einen durchgängig digitalen Prozess – vom Rechnungsaussteller über den Empfänger bis zur Archivierung – ermöglichen.

Zum anderen sollen die Weichen für die Umsetzung eines zukünftigen transaktionsbasiertes Meldesystems zur Umsatzsteuer gestellt werden. Hier soll die E-Rechnung langfristig die Grundlage für das EU-weit geplante Projekt „VAT in the Digital Age – ViDA“ bilden.

Dass das Erreichen dieser Ziele jedoch auch mit nicht unerheblichem Aufwand für Unternehmen und deren Berater verbunden ist, zeigt nicht zuletzt die etappenweise geplante Umsetzung der Umstellung. Rechnungsprozesse sind anzupassen, die revisionssichere Aufbewahrung zu gewährleisten und rechtliche Rahmenbedingungen zu schaffen.

Die verpflichtende E-Rechnung ist ein weiterer Schritt Richtung Digitalisierung der Steuerwelt. Für Unternehmen bedeutet sie Anpassungsaufwand, langfristig aber auch effizientere Prozesse. Für Steuerberater eröffnet sie die Chance, Mandanten noch stärker prozessual und strategisch zu begleiten.

Alle wichtigen Fragen und Antworten zur E-Rechnung:

Was versteht man unter einer "E-Rechnung?"

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, elektronischen Format, das maschinell gelesen und verarbeitet werden kann.

➡️ Wichtig: Eine PDF-Rechnung gilt nicht als E-Rechnung.

Zulässige Formate sind unter anderem:

XRechnung
ZUGFeRD (ab Version 2.x, EN 16931-konform)

Nur diese Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen.

Für wen gilt die E-Rechnungspflicht – für wen nicht?

✅ Für alle Unternehmer mit inländischen B2B-Umsätzen
✅ Auch für Kleinunternehmer
✅ Vereine mit umsatzsteuerpflichtigen Leistungen

❌ B2C-Umsätze
❌ Bestimmte Rechnungsarten: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, Fahrausweise, steuerfreie Umsätze ohne Rechnungspflicht

Ab wann müssen Unternehmer umstellen?

Seit 01.01.2025 müssen alle Unternehmer E-Rechnungen empfangen können
Seit 01.01.2026 gilt die Ausstellungspflicht für B2B-Rechnungen, mit Zustimmung des Empfängers sind Papier-/PDF-Formate weiterhin erlaubt
Ab 01.01.2027 sind Papierformate nur noch erlaubt, wenn der Umsatz im Vorjahr ≤ 800.000 € beträgt
Ab 01.01.2028 gilt die volle Pflicht für alle Unternehmer

Was gilt es steuerlich zu beachten?

Vorsteuerabzug ist nur möglich, wenn eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Ab Einführung der Pflicht heißt das im B2B-Inlandsfall: ordnungsgemäße E-Rechnung.
Die Vollständigkeit der Pflichtangaben nach § 14 UStG muss geprüft werden.
Die Berichtung einer E-Rechnung muss auch elektronisch erfolgen, außer es handelt sich um eine Rechnung, für die die Übergangsregelung in Anspruch genommen wurde.

Welche Aufbewahrungspflichten gelten nach GoBD?

✅ 10 Jahre Aufbewahrungsfrist
✅ Speicherung im Originalformat (z. B. XML), unveränderbar, maschinell auswertbar

❌ Ausdruck der Rechnung
❌ Reine PDF ohne strukturierten Datensatz
❌ Nachträgliche Änderungen ohne Protokoll

Die E-Rechnungspflicht bringt neue Haftungs- und Beratungsrisiken mit sich und wirkt sich unmittelbar auf Vorsteuerabzug, Rechnungsprüfung und Betriebsprüfungen aus.

Um Mandanten sicher durch die Umstellung zu begleiten und eigene Risiken zu minimieren, ist gezielte Fortbildung unerlässlich.