Digitale Belege und Registrierkassenpflicht ab 2028: Was Steuerberater jetzt wissen sollten

Das Bundeskabinett hat am 23. September 2026 einen Gesetzentwurf für eine Registrierkassenpflicht und die verpflichtende digitale Belegbereitstellung ab 2028 beschlossen. Damit sollen Bürokratie abgebaut und Steuerhinterziehung erschwert werden. Hier erfahren Sie welche Änderungen geplant sind und worauf Steuerberater und ihre Mandanten achten sollten.
 

Entscheidung des Bundeskabinetts zu digitalen Kassen und Papierbons

Der BMF-Entwurf eines Gesetzes zur Fortentwicklung von Kassenaufzeichnungen und zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung sowie zur weiteren Digitalisierung handels- und steuerrechtlicher Aufzeichnungen, ist vom Kabinett beschlossen worden. Das Vorhaben wird vom BMF auch als „Zweites Kassengesetz“ bezeichnet.

Der Entwurf sieht ab 2028 eine Registrierkassenpflicht für Unternehmen mit einem jährlichen Gesamtumsatz von mehr als 100.000 Euro vor. Betroffene Unternehmen, die bislang eine offene Ladenkasse verwenden, sollen künftig ein elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzen. Davon sollen Steuerpflichtige ausgenommen sein, deren jährliche Barumsätze unter 12.000 Euro liegen.

Darüber hinaus soll das BMF weitere Befreiungen durch Rechtsverordnung regeln können. Denkbar sind nach Angaben des Ministeriums unter anderem Vertrauenskassen, bestimmte Formen der landwirtschaftlichen Direktvermarktung sowie Wochen- und Jahrmärkte.

Unabhängig davon sieht der Entwurf ab dem 1. Januar 2028 eine verpflichtende elektronische Belegbereitstellung vor. Kunden sollen Belege künftig grundsätzlich digital abrufen können, beispielsweise über einen QR-Code auf dem Kassendisplay, einen Download-Link oder ein Kundenkonto. Ziel ist es, den Einsatz elektronischer Kassensysteme auszuweiten, die Nachvollziehbarkeit von Kassenumsätzen zu verbessern und Steuerhinterziehung zu erschweren.

Unternehmen, die unter die geplante Registrierkassenpflicht fallen, sollen ab 2028 ein elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzen, das den Anforderungen des § 146a AO entspricht und über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügt. Die automatische Ausgabe von Papierbons soll entfallen. Wer weiterhin einen Papierbeleg erhalten möchte, soll diesen ausdrücklich verlangen können.

Ergänzend plant die Bundesregierung neue Straf- und Bußgeldtatbestände, stärkere Ermittlungsbefugnisse der Finanzbehörden sowie weitere Digitalisierungsschritte bei steuerlichen Aufzeichnungen. Für Steuerberater und -kanzleien bedeutet diese Entwicklung unter anderem, dass sie ihre Mandanten bei der Umstellung auf digitale Kassenprozesse unterstützen sollten.
 

Hintergrund und Ziele des Zweiten Kassengesetzes

Bekämpfung von Steuerkriminalität

Mit der geplanten Registrierkassenpflicht soll insbesondere Steuerhinterziehung erschwert werden. Die elektronische Belegbereitstellung zielt dagegen vor allem darauf ab, den Aufwand der automatischen Papierbelegausgabe für Unternehmen und Verbraucher zu reduzieren.

Nach Angaben des BMF besteht insbesondere bei offenen Ladenkassen ein erhöhtes Risiko, dass Einnahmen nicht vollständig oder nicht ausreichend nachvollziehbar aufgezeichnet werden. Elektronische Kassensysteme mit TSE sollen die Grundaufzeichnungen technisch schützen und die Aufdeckung fehlerhafter oder manipulierter Erfassungen erleichtern.
 

Bürokratieabbau und Digitalisierung

Darüber hinaus soll die Umstellung auf digitale Kassen den administrativen Aufwand für Unternehmen reduzieren. Digitale Belege können die Weiterverarbeitung und Zuordnung in digitalisierten Buchhaltungsprozessen erleichtern. Unternehmen müssen dabei aber weiterhin die jeweils geltenden Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten beachten. Standardisierte digitale Kassendaten können zudem die maschinelle Auswertung und Prüfung der Aufzeichnungen für die Finanzverwaltung erleichtern.
 

Auswirkungen auf die Praxis: Chancen und Herausforderungen für Steuerberater und Mandanten

Veränderungen bei der Kassenführung

Steuerberater sollten zunächst prüfen, ob Mandanten aufgrund ihres Gesamt- und Barumsatzes voraussichtlich unter die geplante Kassenpflicht fallen. Betroffene Unternehmen, die bislang eine offene Ladenkasse verwenden, müssten ihre Prozesse nach dem derzeitigen Gesetzentwurf bis zum 1. Januar 2028 auf ein elektronisches, TSE-gesichertes Aufzeichnungssystem umstellen.

Die ordnungsgemäße Einrichtung des Kassensystems, die TSE-Anbindung, die vollständige Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle und die Einhaltung der weiterhin geltenden Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsvorgaben sind entscheidend.
 

Vorteile der Digitalisierung

Die Umstellung auf digitale Kassen bietet zahlreiche Vorteile: Neben der erhöhten Sicherheit und Transparenz erleichtern elektronische Belege die Belegverwaltung und -auswertung. Bei einer funktionierenden Integration in die Finanzbuchhaltung können digitale Kassendaten manuelle Übertragungen reduzieren und betriebliche Abläufe vereinfachen.
 

Herausforderungen und Risiken

Gleichzeitig ergeben sich technische und organisatorische Herausforderungen. Nicht alle Mandanten verfügen über die notwendige IT-Infrastruktur oder das Know-how für die digitale Belegausgabe. Datenschutz und IT-Sicherheit gewinnen an Bedeutung. Auch die Akzeptanz bei Kunden, die bisher Papierbons gewohnt sind, kann ein Thema sein. Steuerberater können Mandanten bei der steuerlichen Einordnung und bei der Definition der rechtlichen Anforderungen unterstützen. Für die technische Auswahl, Implementierung und IT-Sicherheitsprüfung sollten bei Bedarf spezialisierte Kassenanbieter oder IT-Dienstleister einbezogen werden.
 

Fazit

Die geplante Ausweitung elektronischer Kassensysteme und der Vorrang digitaler Belege markieren einen wichtigen Schritt bei der Digitalisierung von Kassenaufzeichnungen. Für Steuerberater und Kanzleien eröffnet sich die Chance, ihre Mandanten bei der digitalen Transformation zu begleiten. Gleichzeitig erfordert die Umstellung eine sorgfältige Vorbereitung, um technische, organisatorische und rechtliche Herausforderungen zu meistern.

Da sich der Gesetzentwurf noch im parlamentarischen Verfahren befindet, können sich Details bis zur endgültigen Verabschiedung ändern. Steuerberater sollten daher den weiteren Gesetzgebungsprozess beobachten und betroffene Mandanten frühzeitig identifizieren.

Eine frühzeitige Beschäftigung mit den geplanten Vorgaben erleichtert es, betroffene Mandanten rechtzeitig über notwendige technische und organisatorische Anpassungen zu informieren. Auch die weitere Umsetzung des Aktionsplans zur Bekämpfung von Steuer- und Finanzkriminalität sollte im Blick behalten werden.