E‑Mails, Chats und sonstige digitale Korrespondenz sind heute ein fester Bestandteil der unternehmerischen Kommunikation – und nun auch der steuerlichen Außenprüfungen. Was früher als informeller Schriftverkehr galt, rückt zunehmend in den Fokus der BP. Spätestens seit der aktuellen Rechtsprechung des BFH zur weitreichenden Vorlagepflicht von E‑Mails ist klar: Handels‑ und Geschäftsbriefe im digitalen Raum sind kein Randthema mehr …
Worum geht es in diesem Seminar?
Das Seminar "Digitale Geschäftskorrespondenz im Fokus der BP" vermittelt die rechtlichen und technischen Anforderungen an die Aufzeichnung, digitale Aufbewahrung und GoBD-konforme Archivierung der unternehmerischen Korrespondenz. Der Schwerpunkt liegt auf den aktuellen Entwicklungen durch den BFH-Beschluss XI R 15/23 zur weitreichenden Vorlagepflicht von E-Mails sowie den Grenzen des behördlichen Datenzugriffs (Akzessorietätsprinzip) im Rahmen der Außenprüfung. Zudem werden moderne Analysemethoden der Finanzverwaltung – zum Beispiel Soziale Netzwerkanalyse (SNA) und Natural Language Processing (NLP) – behandelt.
Wer sollte dieses Seminar besuchen?
Das Seminar richtet sich an Kanzleimanager und Steuerberater, die als entscheidendes Bindeglied zwischen Mandant und der Betriebsprüfung fungieren. Es ist essenziell für Verantwortliche, die IT-Systeme und Archivierungsprozesse beim Mandanten proaktiv auf moderne, digitale Prüfmethoden der Finanzverwaltung vorbereiten müssen.
Themenschwerpunkte:
- Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten nach HGB und AO sowie maßgebliche Aufbewahrungsfristen
- Rechtsprechung des FG Hamburg (2 K 172/19) und BFH (XI R 15/23): Zulässigkeit der pauschalen E-Mail-Anforderung („en bloc“) versus Unzulässigkeit der Forderung eines neu zu erstellenden Gesamtjournals
- Ausübung des Erstqualifikationsrechts durch den Steuerpflichtigen und die Systematik des Akzessorietätsprinzips
- Die drei Datenzugriffsrechte der Finanzverwaltung im Rahmen des § 147 Abs. 6 AO
- Umsetzung der GoBD-Neufassung (14.07.2025) mit Fokus auf die Pflicht zur Verfahrensdokumentation für IT- und Archivierungssysteme
- IT-Prüfmethoden der Finanzverwaltung: Soziale Netzwerkanalyse (SNA), Keyword-basierte Wortsuchen und KI-gestütztes Natural Language Processing (NLP)
Warum Sie das Seminar auf keinen Fall verpassen sollten
Die Teilnehmer dieses Seminars erlernen die rechtssichere Identifikation und Trennung aufbewahrungspflichtiger geschäftlicher Kommunikation – inklusive Messenger wie Microsoft Teams oder WhatsApp – von privatem oder rein internem Schriftverkehr.
Diese Fähigkeit schützt vor Hinzuschätzungen und stellt die formelle Beweiskraft der Buchführung gemäß § 158 AO sicher. Zudem befähigt das Seminar zum Aufbau interner Mandantenprozesse für die Archivierung von E-Mails, um angeforderte Daten bei einer digitalen Außenprüfung schnell, gezielt, vollständig und prüfungssicher bereitzustellen.
Über die beiden Referenten
Die Betriebsprüfer Stefan Werner und Thomas Neubert bringen zusammen mehrere Jahrzehnte Erfahrung aus der steuerlichen Außenprüfung mit und setzen bei sämtlichen Themen rund um digitale Prüfungsmethoden intern hohe Standards. Beide arbeiten in Bundesarbeitsgruppen der Finanzverwaltung intensiv zusammen, entwickeln bzw. gestalten mit großem Engagement neue Lösungen und treiben diese voran. Das daraus resultierende Wir-Gefühl und der Fakt, dass sie sich bestens kennen und einander vertraut sind, prägt auch ihr Team‑Teaching in diesem Seminar. Beide stehen für tiefe Praxiskenntnisse im Zusammenhang mit dem Datenzugriff sowie der (Massen-) Datenanalyse / Datenvisualisierung und den allgemeinen digitalen Prüfungsmethodiken. Im Seminar profitieren die Teilnehmenden davon, dass sich hier zwei sehr erfahrene Praktiker die Bälle zuspielen, unterschiedliche Perspektiven einbringen und komplexe Inhalte anschaulich, lebendig sowie praxisnah vermitteln – immer mit Blick auf das, was in der Betriebsprüfung tatsächlich relevant ist.
