Verfahrensdokumentation nach GoBD – Pflicht erfüllen mit generativer KI

Eine aussagekräftige Verfahrensdokumentation ist weit mehr als eine Pflichtübung für die Betriebsprüfung. Sie macht digitale Prozesse nach innen wie nach außen nachvollziehbar: Sie sichert internes Wissen, erleichtert Einarbeitung, Vertretung und Systemwechsel, bildet das Fundament eines Steuerkontrollsystems (SKS) und schafft die Grundlage, um Prozesse sinnvoll und sicher mit KI zu unterstützen. Spätestens seit der GoBD-Neufassung vom 14.07.2025 ist sie zugleich Pflicht. In der Praxis fehlt sie jedoch oft, ist veraltet oder unvollständig.
 


Warum Sie dieses Seminar auf keinen Fall verpassen dürfen 
An der Verfahrensdokumentation entscheidet es sich in vielen Betriebsprüfungen, ob eine Buchführung als ordnungsmäßig anerkannt wird. Fehlt sie oder ist sie mangelhaft, drohen im Zusammenspiel mit weiteren Mängeln die Verwerfung und später auch Hinzuschätzungen. 

Eine gute Verfahrensdokumentation zahlt sich doppelt aus. Nach innen schafft sie Sicherheit: Sie beschleunigt die Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden, sichert Vertretungssituationen ab, erleichtert Systemwechsel und dient als Wissensspeicher sowie Qualitätsinstrument. Sie ist das Fundament eines Steuerkontrollsystems und die Voraussetzung, um Prozesse verlässlich mit KI zu unterstützen. Denn KI ist nur so gut wie die Prozesse, die sie kennt. Nach außen ist die Dokumentation zugleich eine wichtige Absicherung in der Betriebsprüfung. 

Das Seminar führt Sie in zwei Schritten zum Ziel. Zunächst klären wir kompakt und praxisnah die rechtlichen Grundlagen, den Aufbau der vier Bestandteile und die typischen Prozessbereiche. Anschließend erstellen Sie anhand eines durchgehenden, realistischen Praxisfalls Schritt für Schritt eine vollständige Verfahrensdokumentation. Dabei arbeiten Sie mit einem KI-Projekt (ChatGPT/Claude), fertigen Vorlagen, kopierfertigen Prompts, Live-Demonstrationen und Checklisten zur Qualitätssicherung. Die gezeigten Schritte lassen sich auf eigene Mandate und Unternehmensprozesse übertragen. 

Im Praxisfall wird die Prüfungssicht nach IDW PH 9.860.4 verständlich eingeordnet. Wichtig: Generative KI dient als Beschleuniger. Die fachliche Verantwortung, die Qualitätskontrolle und die Freigabe bleiben beim Menschen. 
 

Wer sollte dieses Seminar besuchen? 

• Steuerberaterinnen und Steuerberater sowie Fachanwältinnen und Fachanwälte für Steuerrecht, die Verfahrensdokumentationen für ihre Mandanten erstellen, aktualisieren oder als Beratungsleistung etablieren möchten 
• Kanzleimanagerinnen und Kanzleimanager sowie Kanzleimitarbeitende, die digitale Abläufe nachvollziehbar und prüfungsfest dokumentieren müssen 
• Fachkräfte für die Digitalisierung in der Kanzlei, die strukturierte Prozesse als Grundlage für den sicheren Einsatz generativer KI schaffen möchten 
• Verantwortliche im Rechnungswesen von Unternehmen, die eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation aufbauen, überprüfen oder fortschreiben müssen 

Vorkenntnisse im Umgang mit generativer KI sind nicht erforderlich. 
 

Themenschwerpunkte 

• Rechtliche Grundlagen der GoBD: Neufassung vom 14.07.2025 in Verbindung mit den allgemeinen AO-Vorschriften sowie konkrete Rechtsfolgen bei fehlender Dokumentation (Verwerfung nach § 158 AO, Schätzung nach § 162 AO) 
• Die vier Teile der Verfahrensdokumentation: Allgemeine Beschreibung, Anwenderdokumentation, (technische) System- und Betriebsdokumentation einschließlich internem Kontrollsystem (IKS) mit Versionierung und Änderungshistorie 
• Die zentralen Prozessbereiche: Ordnungsmäßige Kassenführung, Rechnungseingang und Rechnungsausgang sowie E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD), belegersetzendes Scannen, Handels- und Geschäftspost, Datenzugriff der Finanzverwaltung (Z1/Z2/Z3) 
• Einordnung der Prüfungssicht: GoBD-Compliance (IDW PH 9.860.4); Angemessenheit und Wirksamkeit – vor allem wenn ein Wirtschaftsprüfer einbezogen werden muss 
• Umsetzung mit generativer KI sowie Datenschutz und Verantwortung: Ein KI-Projekt (Claude Projects) einrichten, Vorlagen nutzen, die vier Teile mit kopierfertigen Prompts erstellen, Ergebnisse nach dem Vier-Augen-Prinzip prüfen und freigeben – stets unter Berücksichtigung der DSGVO und des Steuer-/Berufsgeheimnisses. Lernen Sie, Halluzinationen zu erkennen und setzen Sie die VD später auch intern ein 

 

Ihr Mehrwert auf den Punkt gebracht 
In diesem Seminar erleben Sie, wie Sie eine Verfahrensdokumentation nicht in Wochen, sondern in Stunden erstellen. Ein durchgehender realistischer Praxisfall mit Live-Demos, fertigen Vorlagen und einer wiederverwendbaren Prompt-Bibliothek befähigt Sie, unmittelbar in die Umsetzung zu kommen. Sie nehmen ein sofort einsetzbares „Starter-Kit" mit und können die VD als honorarfähige, wiederkehrende Beratungsleistung etablieen. 
 

Über die beiden Referenten 
Die Betriebsprüfer Stefan Werner und Thomas Neubert bringen zusammen viele Jahrzehnte Erfahrung aus der steuerlichen Außenprüfung mit und setzen bei sämtlichen Themen rund um digitale Prüfungsmethoden intern hohe Standards. Beide arbeiten in Bundesarbeitsgruppen der Finanzverwaltung intensiv zusammen, entwickeln bzw. gestalten mit großem Engagement neue Lösungen und treiben diese voran. Das daraus resultierende Wir-Gefühl prägt auch ihr Team‑Teaching in diesem Seminar. Teilnehmenden lernen von zwei sehr erfahrenen Praktikern, die sich die Bälle zuspielen, unterschiedliche Perspektiven einbringen und komplexe Inhalte anschaulich, lebendig sowie praxisnah vermitteln.