Umstellung auf elektronische Bekanntgabe von Steuerbescheiden ab 2027

Ab dem 1. Januar 2027 wird die elektronische Bekanntgabe von Steuerbescheiden und anderen Verwaltungsakten der Finanzämter zum Regelfall. Die Voraussetzung ist unter anderem ein aktives Benutzerkonto bei der Finanzverwaltung und die technische Unterstützung der jeweiligen Steuerart. Steuerberater und Kanzleien sollten sich jetzt auf die Umstellung vorbereiten, um Mandanten optimal zu betreuen.
 

2027 tritt eine bedeutende Neuerung für die Bekanntgabe von Steuerbescheiden und Verwaltungsakten in Kraft: Die bisherige Zustellung per Post wird durch die elektronische Bescheidbekanntgabe ersetzt. Dass bedeutet, dass die Finanzämter Steuerbescheide künftig grundsätzlich in einem Benutzerkonto der Finanzverwaltung, beispielsweise in ELSTER, zum Datenabruf bereitstellen. Für Steuerberater, Steuerfachangestellte und Kanzleien ist diese Umstellung nicht nur eine technische, sondern auch organisatorische Herausforderung.

Die Digitalisierung der Kommunikation mit dem Finanzamt wird dadurch weiter vorangetrieben, gleichzeitig steigen die Anforderungen an die digitale Infrastruktur und die Kommunikationsprozesse in Kanzleien. Wichtig ist, diese Neuerung frühzeitig zu verstehen, um Mandanten zu informieren und sicherzustellen, dass alle Beteiligten rechtzeitig technisch und organisatorisch vorbereitet sind.
 

Was ändert sich konkret?

Pflicht zur elektronischen Bereitstellung

Ab 2027 sollen technisch unterstützte Steuerbescheide und andere Verwaltungsakte der Finanzämter grundsätzlich elektronisch zum Abruf bereitgestellt werden. Eine postalische Bekanntgabe bleibt unter anderem möglich, wenn kein aktives Benutzerkonto vorhanden ist, die betreffende Steuerart technisch noch nicht unterstützt wird, die Finanzverwaltung aus technischen oder organisatorischen Gründen postalisch bekannt gibt oder ein wirksamer Antrag auf postalische Bekanntgabe gestellt wurde.

Eine bislang hinterlegte Nichteinwilligung in die elektronische Bekanntgabe gilt ab 2027 nicht als Antrag auf postalische Bekanntgabe. Wer weiterhin grundsätzlich Papierbescheide erhalten möchte, muss daher einen entsprechenden Antrag für Bekanntgaben ab 2027 stellen.
 

Notwendigkeit eines aktiven ELSTER-Benutzerkontos

Voraussetzung für die elektronische Bekanntgabe ist grundsätzlich ein aktives Benutzerkonto bei der Finanzverwaltung, beispielsweise ein ELSTER-Konto. Ist ein Steuerberater als Empfangsbevollmächtigter hinterlegt und wurde die Vollmacht elektronisch übermittelt, kann der Bescheid im Portal des Bevollmächtigten bereitgestellt werden. Besteht kein aktives Benutzerkonto, erfolgt die Bekanntgabe nach den Vorgaben der Finanzverwaltung weiterhin postalisch.
 

Einschränkungen bei Steuerarten

Die elektronische Bekanntgabe ist derzeit bundesweit im Wesentlichen für Einkommensteuer-, Körperschaftsteuer- und Gewerbesteuerbescheide technisch umgesetzt. Umsatzsteuer- und Feststellungsbescheide werden nach aktuellem Stand weiterhin postalisch bekannt gegeben. Die technische Umsetzung kann sich künftig auf weitere Steuerarten ausweiten.

Bei der Gewerbesteuer ist es wichtig zu beachten: Die Neuregelung des § 122a AO betrifft unmittelbar die Bekanntgabe durch die Finanzämter. Für Gewerbesteuerbescheide, die von den hebeberechtigten Kommunen erlassen werden, ist das jeweils einschlägige Landesrecht maßgeblich.

Vier-Tage-Regel und Fristenkontrolle

Ein elektronisch bereitgestellter Verwaltungsakt gilt grundsätzlich am vierten Tag nach seiner Bereitstellung zum Datenabruf als bekannt gegeben. Ob der Bescheid tatsächlich innerhalb dieser vier Tage abgerufen wurde, ist für die gesetzliche Bekanntgabevermutung grundsätzlich nicht entscheidend. Ab dem fingierten Bekanntgabezeitpunkt beginnt insbesondere die einmonatige Einspruchsfrist.

Kanzleien sollten deshalb sicherstellen, dass elektronische Postfächer regelmäßig kontrolliert, Bescheide unverzüglich abgerufen und Fristen zentral dokumentiert werden. Die Benachrichtigungs-E-Mail über einen neu bereitgestellten Bescheid hat lediglich Hinweisfunktion und für den Beginn der Vier-Tage-Frist kommt es nicht auf den Zugang dieser E-Mail an. Kanzleien sollten sich deshalb nicht allein auf E-Mail-Benachrichtigungen verlassen, sondern einen regelmäßigen und dokumentierten Abrufprozess einrichten.

Was sollten Steuerberater und Kanzleien jetzt tun?

Mandanten rechtzeitig informieren

Wichtig ist, dass Steuerberater ihre Mandanten über die gesetzliche Umstellung informieren. Viele Mandanten sind sich darüber möglicherweise nicht bewusst und müssen über die Notwendigkeit eines ELSTER-Benutzerkontos und die neue Art der Bescheidzustellung aufgeklärt werden. Dies kann über Mandantenschreiben, persönliche Gespräche oder digitale Kommunikationskanäle erfolgen.
 

Organisatorische Vorbereitung in der Kanzlei

Kanzleien sollten festlegen, in welchem Portal elektronische Bescheide eingehen, wer für den regelmäßigen Abruf verantwortlich ist und wie Vertretungen bei Urlaub oder Krankheit geregelt werden. Für Benachrichtigungen empfiehlt sich ein zentrales Funktionspostfach statt einer persönlichen E-Mail-Adresse. Bei Unternehmen und größeren Kanzleien können Organisationszertifikate eine sauberere Berechtigungsstruktur ermöglichen als persönliche ELSTER-Zertifikate. Die neuen Abläufe sollten außerdem in bestehende Fristenkontroll- und Tax-CMS-Prozesse integriert werden.
 

Neuer Antrag bei postalischem Bescheidwunsch

Wer weiterhin grundsätzlich postalische Bescheide erhalten möchte, muss für Bekanntgaben ab 2027 einen neuen Antrag stellen. Nach den im Jahressteuergesetz 2026 geplanten Vorgaben soll dieser Antrag elektronisch nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz übermittelt werden, in der Regel über ELSTER. Steuerberater sollten Mandanten, die den postalischen Weg bevorzugen, aktiv auf diese Pflicht hinweisen und beim Antrag unterstützen.

Der Antrag auf postalische Bekanntgabe kann für sämtliche Verwaltungsakte zu derselben Steuernummer nur einheitlich gestellt oder widerrufen werden. Eine Auswahl einzelner Bescheide ist nicht möglich. Bei mehreren Steuernummern lässt sich die Bekanntgabeart dagegen grundsätzlich für jede Steuernummer gesondert verwalten.

Hinweis: Ein Rechtsanspruch auf elektronische Bekanntgabe besteht nicht. Die Finanzverwaltung kann insbesondere aus technischen oder organisatorischen Gründen weiterhin postalisch bekannt geben. Kanzleien müssen deshalb auch nach der Umstellung beide Eingangskanäle zuverlässig überwachen.
 

Fazit

Ab dem 1. Januar 2027 soll die elektronische Bekanntgabe von Steuerbescheiden und anderen Verwaltungsakten der Finanzämter zum Regelfall werden. Die Umstellung gilt jedoch nicht ausnahmslos: Ohne aktives Benutzerkonto, bei technisch noch nicht unterstützten Steuerarten oder aufgrund behördlicher Entscheidungen kann die Bekanntgabe weiterhin postalisch erfolgen.

Für Kanzleien ist insbesondere die Vier-Tage-Regel entscheidend. Die Bekanntgabefrist knüpft an die Bereitstellung des Bescheids und nicht an dessen tatsächlichen Abruf oder den Zugang einer Benachrichtigungs-E-Mail an. Klare Zuständigkeiten, regelmäßige Kontrollen der elektronischen Postfächer und funktionierende Vertretungsregelungen sind daher unverzichtbar.

Wer für einzelne Steuernummern weiterhin grundsätzlich postalische Bescheide erhalten möchte, muss rechtzeitig die dafür vorgesehenen Antragsmöglichkeiten prüfen. Da zugleich elektronische und postalische Bekanntgaben möglich bleiben, sollten Kanzleien beide Eingangskanäle in ihre Fristenkontrolle einbeziehen.

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